Hur svarar du på anställdas fråga om lönebesked? Det är väl knepigt? Den här guiden ger tips om några snabba sätt att göra det och undvika problem som uppstår på grund av lönekonflikter.
Om du frågar någon HR-chef om deras mest fruktansvärda uppgift, kommer de förmodligen att nämna lönehantering. Anledningen till detta är enkel. Lön är utan tvekan det viktigaste för en anställd, och de kommer inte att tveka att gå direkt till ditt kontor för att göra klagomål när de stöter på något de inte förstår på sina lönebesked.
I värsta fall kan de lämna in en stämningsansökan om de känner att du avsiktligt hade för avsikt att lura dem, vilket kan hamna i allvarliga problem. Så som arbetsgivare är det viktigt att alltid vara beredd att svara på alla lönebeskedsfrågor som ställs till dig av dina anställda på ett sätt som gör att de känner sig nöjda.
Den här guiden ger tips om några snabba sätt att göra det och undvika problem som uppstår på grund av lönekonflikter.
1. Ha en tydlig, enkel engelsk förklaring av vad olika artiklar i lönekortet betyder
De flesta anställda kanske inte bryr sig så mycket om lönelappens innehåll, men en del kommer att gå igenom varje detalj med en fin kam och ställa frågor längs vägen. Så det bästa stället att börja är att se till att dina anställda förstår en lönesumma i detalj, inklusive vad varje del innebär.
Vissa delar kan vara enkla, till exempel:
- Timpris: timpriset är den lön en anställd får för varje arbetstimme. Det uttrycks vanligtvis i dollar och cent per timme och kan variera beroende på den anställdes klass och tillstånd.
- Arbetade timmar och övertid: detta avsnitt anger antalet arbetade timmar under löneperioden, inklusive övertid.
- Bruttolön/nettolön: bruttolön är hela den anställdes inkomst före avdrag medan nettolön är vad de tar hem efter avdrag och förmåner.
Löneboken är i allmänhet inte ett stort dokument, och därför tenderar många arbetsgivare att använda förkortningar för att spara utrymme. Tyvärr kan förkortningar vara förvirrande för din medarbetare, och du kan behöva förtydliga vad de betyder.
Dessutom kan förkortningar som används på en lönelapp variera beroende på arbetsgivare, stat och lönesystem. Men det finns några standardförkortningar som du kan hitta på nästan alla lönekort, till exempel:
YTD
Alla lönekort kommer att ha en YTD-förkortning. De flesta anställda kanske undrar vad YTD betyder på en lönelappoch försöker därför få svar från dig.
YTD är förkortningen för år-till-datum. Det representerar den inkomst som en anställd tjänat fram till dagen för sin senaste lön. Till exempel, om en anställd har arbetat från januari till juni, kommer deras YTD att visa sin bruttolön för alla månader fram till juni.
Det finns flera typer av YTD-värden som du kanske vill förstå.
Detta YTD-värde anger bruttolönen som tjänats in under månaderna innan skatteavdrag. Detta innebär att bruttolönen från år till datum kan vara högre än vad den anställde tar hem, så du måste göra det klart för dem.
Detta YTD-värde anger vad den anställde får på banken efter lagstadgade avdrag.
Detta YTD-värde anger den anställdes totala inkomst och kan inkludera övertid och eventuella ytterligare inkomster över sin grundlön. Den kan också innehålla information om socialförsäkring, Medicare och inkomstskattebetalningar.
- År-till-datum (YTD) avkastning
Detta YTD-värde kanske inte visas på en lönesumma eftersom det mer relaterar till vinster eller förluster som den anställde gjort på sina investeringar.
FICA
FICA (Federal Insurance Contributions Act) är den federala lag som ger arbetsgivaren rätt att innehålla vissa skatter på uppdrag av den federala regeringen. Det kommer att göras två FICA-avdrag på en anställds lönebesked; en för social trygghet och den andra för Medicare.
Socialförsäkringsskatten tillämpas med en sats på 6,2 % av en anställds bruttolön, maximerad till ett maximalt belopp som ändras per år, medan Medicare tillämpas med en sats på 1,45 % av bruttolönen.
FICA-skatter går till att finansiera socialförsäkringsprogram som ger förmåner till pensionärer, funktionshindrade och andra sociala tjänster.
FUTA
Federal Unemployment Tax Act (FUTA) är en federal lag som kräver att arbetsgivare ska hålla inne arbetslöshetsskatt som används för att finansiera arbetslösa ersättningsprogram. FUTA tillämpas med en hastighet av 6 procent på de första $7 000 som tjänats in av en anställd under ett kalenderår.
En anställd kan dock åtnjuta krediter på upp till 5,4 procent på skatten efter att ha uppfyllt statens krav på arbetslöshetsersättning, vilket sänker skatten till 0,6 procent.
Det finns undantag för vissa typer av anställda, vilket kan vara förvirrande för vissa anställda, så du kommer att vilja se till att du klargör allt för varje anställd baserat på deras klass. Den största skillnaden mellan FICA och FUTA är att FICA främst vänder sig till arbetslöshetsersättning medan FICA vänder sig till socialtjänsten och Medicare.
PTO
PTO är betald ledighet och avser den tid som tagits från arbetet medan den anställde fortfarande får ordinarie lön. PTO kan innefatta sjukskrivning, semester och eventuell ledighet som beviljas av arbetsgivaren.
I de flesta fall visas PTO på lönelistan som en separat rad, tillsammans med antalet dagar och timmar som tagits och lönen som tjänats in under ledigheten.
401(k)
Om du erbjuder 401(k) planer för dina anställda kan vissa välja att bidra till sina 401(k)-planer. Om så är fallet måste du hålla inne deras bidrag före skatt och ange detta på lönelappen.
Det är viktigt att göra anställda medvetna om att avdragen kommer att synas på deras lönekort om de väljer att bidra till deras 401(k).
2. Skapa en löneportal för anställda
Om du är en småskalig arbetsgivare kan du hantera lönebrevsfrågor allt eftersom. Men att hantera frågor som de kommer kan vara en utmaning för en organisation med många anställda.
Under sådana omständigheter är det bäst att skapa en medarbetarportal där dina anställda kan komma åt all information de behöver om sin lön utan att behöva komma till dig direkt.
Du kan också inkludera en kunskapsbas där anställda kan få svar på några av de vanligaste lönefrågor de kan ha. En medarbetarportal tillåter också anställda att ladda ner lönebesked om de tappar bort originalet och ger en uppdelning av all betalningsinformation, vilket kan hjälpa till att korrigera avvikelser.
3. Inkludera Paystubs Education som en del av introduktionsprocessen
Vissa anställda kan ha en grundläggande förståelse för sina lönekort när de går med i din organisation, medan andra kanske inte. Genom att inkludera lönekortsutbildning som en del av introduktionsprocessen kan du få alla anställda på samma sida om lönekort från början, förbättra deras förståelse och i slutändan minska antalet frågor som kan dyka upp senare.
4. Anpassa dina lönekort
Lönstubbar är anpassningsbara för att möta alla behov. Om du till exempel märker att de flesta frågorna handlar om en specifik del av lönekortet, kan du göra ändringar i det avsnittet för att göra det mer förståeligt för dina anställda.
Mest betalkortsgeneratorer på marknaden tillåter anpassning, så du behöver bara göra ändringen en gång, och den kommer att återspegla på alla lönekort du skapar efter ändringarna.
5. Erbjud löneutbildning till anställda
Att inkludera löneundervisning som en del av introduktionsprocessen är ett utmärkt sätt att få varje anställd att informera sig om allt som finns att förstå om deras uppräkning. Om du inte hade erbjudit samma typ av utbildning till dina befintliga anställda, kan du överväga att erbjuda praktik på jobbet om detsamma.
Du behöver inte erbjuda löneutbildning som fristående kurs. Du kan inkludera det som ett tillägg när du erbjuder andra utbildningar. Alternativt kan du låta en medlem av ditt HR-team erbjuda utbildning i bitar under dina kontorsmöten.
Det finns flera saker du kanske vill tänka på när du utformar dina utbildningar. Till exempel kanske du vill överväga de vanligaste frågorna som ställs av dina anställda, deras kunskapsnivå och effektiviteten av utbildningen i andra organisationer.
6. Lämna dörren öppen för frågor
Anställda kommer att reagera på utbildning på olika sätt. Så oavsett om du erbjuder löneundervisning under introduktionsprocessen, kommer det alltid att finnas den anställde som inte förstår allt och kommer att vilja ställa frågor.
Vid andra tillfällen kan den anställde som förstått allt märka avvikelser på sina löneblad. Oavsett vilket kommer de anställda att behöva veta att deras oro kommer att få publik.
Det bästa sättet att ta itu med sådana problem skulle vara att låta dina anställda veta att ditt lönekontor alltid är öppet för frågor och förtydliganden om vad som helst. Du kan också överväga att utbilda dina anställda på ekonomikontoret i hur man hanterar lönefrågor för att minimera risken för konflikter.
Slutord
Som arbetsgivare ska du alltid vara redo att svara på alla anställdas frågor om lönebesked. Det bästa med detta är att det hjälper anställda att förstå sin lönestruktur och förmåner, vilket leder till öppen kommunikation med sin arbetsgivare och förbättrad produktivitet.
Å andra sidan kommer att ignorera paystub-frågor få motsatt effekt. Att svara på frågor kanske inte är lätt, men tipsen som lyfts fram i det här inlägget kan hjälpa dig att göra det lättare för dig.
