För frilansare, byråägare och heltidsanställda är hantering av flera projekt inte bara en engångssak – det är ett sätt att leva. Men att jonglera med flera projekt kan vara knepigt, och utbrändhet är oundviklig utan ordentlig organisation och planering.
Det är därför det är viktigt att använda projekthanteringsprogram som Monday.com (och använda det rätt). Genom att göra det blir det enkelt att tilldela teammedlemmar till uppgifter, spåra flera projekt samtidigt och effektivisera kommunikationen med dina kunder eller kunder – allt från en plattform.
Men hur kommer du igång med att hantera flera projekt? Här är sex enkla steg som hjälper dig att komma igång.
Crazy Eggs favoritverktyg för att hantera flera projekt samtidigt
På Crazy Egg hanterar vi många projekt och har provat otaliga olika mjukvarulösningar för projektledning. Våra guldägg, som representerar de verktyg vi tror gör våra liv enklare, är de tre bästa verktygen för att få jobbet gjort.
Monday.com är den bästa projekthanteringsmjukvaran för de flesta. Det är helt anpassningsbart och användbart för alla typer av teamsamarbete. Börja använda Monday.com för bara $8 per användare och månad.
Klicka Upp är den bästa fjärrarbetsplattformen. Det är den överlägset mest robusta lösningen för att hålla hela team på samma sida, med funktioner som uppgiftsspårning, tidrapporter, instrumentpaneler och mer. Du kan använda ClickUp gratis som individ eller gå obegränsat för $7 per användare och månad.
Smartsheet är det bästa för flexibilitet. Om du har komplexa projekt med många teammedlemmar kan Smartsheet vara det bästa valet. Kom igång för så lite som $7 per användare och månad.
Fler verktyg för att hantera flera projekt
Även om dessa tre är våra favoriter, är de inte de enda alternativen. Många faktorer spelar in vad som gör den perfekta projekthanteringsmjukvaran för dina specifika behov, och det finns många fler alternativ att välja mellan. I vår fullständiga recension bryter vi ner detaljerna för dessa tre företag och andra, så att du kan hitta den mest lämpliga.
Om någon av dessa tre inte fungerar för dig, klicka här för att läsa vår fullständiga lista över projekthanteringsprogram.
Steg 1: Bli organiserad
Innan du gör någonting kommer du att vilja få ditt företag strukturerat – om du börjar ta på dig flera projekt innan du har systemen på plats för att hålla dem organiserade blir det kaos.
Ta dig tid att tänka på detaljerna i dina projekt och skapa ett system som fungerar för dig. Om det är kalenderbaserat, uppgiftsbaserat eller projektbaserat beror på dina preferenser. Det finns många olika verktyg tillgängliga för att spåra framsteg, tilldela uppgifter och deadlines och lagra filer.
Låt oss ta en närmare titt på vad “att bli organiserad” innebär.
Komma igång med projekthanteringsprogramvara
Projektledningsprogram är en term som används för att beskriva verktyg som används för att hjälpa till att hantera projekt. Detta kan inkludera verktyg som hjälper till med uppgiftshantering, tidsspårning, fillagring och mer.
Det finns några olika typer av projektledningsprogram, var och en med sina egna fördelar.
- Kanban projektledning: Kanban är en projektledningsstil baserad på Kanban styrelse. Den här typen av programvara hjälper team att visualisera och prioritera uppgifter, samt spåra framsteg över tid.
- Agil projektledning: Agil projektledning är ett iterativt tillvägagångssätt för projektledning som fokuserar på samarbete, flexibilitet och ständiga förbättringar. Det är bra för att hantera dynamiska projekt med massor av rörliga bitar.
- Scrum projektledning: Scrum är ett ramverk för att hantera komplexa projekt som kräver samarbete mellan flera team. Det är ett bra sätt att hålla koll på deadlines och hålla alla på samma sida.
- Vattenfall projektledning: Vattenfallsprojektledning är en traditionell metod för projektledning. Genom att dela upp projekt i etapper är det lättare att spåra framsteg och hantera tidslinjer.
När du väl har tagit reda på vilken projektledningsprogram som fungerar bäst för ditt team blir det mycket lättare att hålla koll på flera projekt samtidigt.
Att ha en förutbestämd process
Vi förstår det – varje kund behöver något annat.
Vi har också varit där.
Men om du driver ett frilans- eller tjänsteföretag som inte har en strömlinjeformad process, kommer du att ha riktigt svårt att hålla reda på flera projekt.
Det är därför det är så viktigt att skapa en process som fungerar för dig. Även om varje kund har olika behov och tidslinjer, kommer ett grundläggande arbetsflöde att göra det mycket lättare att hantera flera projekt samtidigt.
Till exempel, ställ in en onboardingprocess för nya kunder som inkluderar några viktiga steg. Detta hjälper dig att hålla ordning från första början.
Skapa också mallar för att effektivisera uppgifter som fakturering eller pappersarbete. Detta kommer att spara tid och energi på lång sikt.
Viktigast av allt, se till att låta dina kunder känna till din process innan du börjar arbeta så att de vet vad de kan förvänta sig – om du misslyckas med att sätta rätt förväntningar i förväg riskerar du att göra samma misstag med varje nytt projekt.
Prioritera och delegera arbetsuppgifter
Om du har flera projekt på gång samtidigt kommer det att vara svårt att hålla koll på allt utan ett system på plats för att prioritera och delegera uppgifter.
Börja med att skapa en lista över alla dina aktuella projekt och deras deadlines. Detta hjälper dig att hålla ordning och avgöra vilka uppgifter som måste göras först.
Ta sedan reda på vilka uppgifter som kan delegeras till andra teammedlemmar eller läggas ut på entreprenad. Detta kommer att underlätta din arbetsbörda och se till att alla projekt håller sig på rätt spår.
Steg 2: Ställ in tydliga kommunikationskanaler
Kommunikation är den viktigaste faktorn när man hanterar flera projekt samtidigt. Se till att alla inblandade – inklusive ditt team, kunder och intressenter – är medvetna om vilka uppgifter som måste utföras och när de ska göras.
Skapa ett kommunikationssystem som fungerar för alla – oavsett om det är e-post, telefonsamtal, videomöten eller någon annan plattform du föredrar. Detta kommer att hjälpa till att säkerställa att alla projekt slutförs i tid och utan några större felkommunikationer.
Med Slack kan du ställa in interna kommunikationskanaler för varje projekt. Sedan kan du lägga till din kund och varje teammedlem till de relevanta kanalerna. På så sätt kan alla hålla sig uppdaterade om uppgifter och framsteg i realtid.
De flesta projektledningsprogram gör det också möjligt för dig att samarbeta med kunder och andra intressenter. När du tar med dina nya kunder, se till att inkludera denna information i processen.
Steg 3: Prioritera (och omprioritera) efter behov
En stor del av projektledning är att lära sig hur man prioriterar olika projekt. Det är några olika faktorer som spelar in vilka som bör prioriteras.
För att bestämma prioriteringshierarkin, ställ dig själv följande frågor:
Hur snart är deadline för detta projekt?
Ofta bör projektet med den snabbaste deadline ha högsta prioritet. När ett projekt måste slutföras före de andra är det nästan alltid en bra idé att göra det först.
Det hjälper till att skapa en tidslinje och sätta milstolpar för varje projekt för att se till att du håller dig på rätt spår. Med hjälp av programvara för projektledning kan du hålla reda på varje enskilt projekts deadlines på ett ställe för att delegera dina resurser därefter.
Hur kommer detta projekt att påverka mitt företags resultat?
Sanningen är att vissa projekt kommer att ha mer inverkan på ditt företag än andra. Vilka är de viktigaste för ditt resultat?
Det kan finnas ett projekt som inte är lika brådskande, men det har potential att generera mycket intäkter på vägen. Om så är fallet kan det vara värt att höja prioritetsnivån för att förbättra din relation med den klienten.
På samma sätt kan du ha ett projekt som inte är värt mycket pengar men som tar upp mycket av din tid. Du bör alltid sträva efter att göra ditt bästa för dina kunder, men du vill inte fastna i en situation där du förlorar pengar på projektet eller lägger så mycket tid på det att mer värdefulla kommer att drabbas.
Kan jag trycka tillbaka det här projektet om jag behöver?
Ibland kommer du att arbeta med projekt som har strikta krav på kundsidan.
Till exempel, en mjukvarustart som planerar att lansera en MVP för sin produkt vid ett visst datum skulle behöva ha projektet slutfört i tid för att hålla sina deadlines.
Du kan också ha projekt som är mer passiva eller inte lika tidskänsliga. Om du stöter på en situation där det inte finns tillräckligt med tid för att avsluta flera projekt, kan det vara bäst att skjuta tillbaka det mer flexibla projektet om möjligt.
Steg 4: Använd automationsverktyg
Om du hanterar flera projekt samtidigt kan automationsverktyg vara en livräddare. Dessa verktyg är utformade för att ta hand om tråkiga uppgifter som vanligtvis tar upp mycket av din tid, som att schemalägga e-postmeddelanden eller påminna teammedlemmar om deadlines.
Verktyg som Zapier och IFTTT gör att du kan koppla ihop olika tjänster och skapa automatiserade arbetsflöden. Du kan till exempel integrera din projektledningsprogramvara med Slack så att när någon slutför en uppgift får de automatiskt besked i den relevanta kanalen.
Andra automatiseringar som kan hjälpa dig att övervaka och förbättra projektledningsprocessen inkluderar:
- Business Banking: Äldre banksystem kan vara besvärligt att hantera, särskilt när du har att göra med flera projekt. Moderna FinTech-företag som Ramp, Brex och Divvy erbjuder affärsbanksverktyg som är skräddarsydda för den moderna projektledaren.
- Business Intelligence: Avancerad analys och artificiell intelligens (AI) kan hjälpa dig att få värdefulla insikter om dina projekts prestanda. Programvara som Looker, Klipfolio och Chartio ger realtidsvisualiseringar av dina data så att du snabbt kan identifiera eventuella problem eller förbättringsområden.
- Bokföring: En stor del av att avgöra hur effektivt ditt företag är på att hantera flera projekt är att förstå de finansiella aspekterna. Lösningar som QuickBooks, Sage Intacct och Xero hjälper dig att spåra utgifter och hantera fakturor så att du kan hålla dina projekt inom budget.
Automationsverktyg är också utmärkta för att spåra framsteg och övervaka nyckelprestandaindikatorer (KPI:er). Du kan ställa in dem för att spåra hur mycket tid som läggs på varje uppgift, eller hur mycket av budgeten som används för varje projekt.
Steg 5: Spåra nyckeltal för att mäta framsteg
På tal om nyckeltal är det viktigt att spåra dem för projektledning. De låter dig hålla koll på hur varje gruppmedlem presterar och identifiera eventuella problem med projektet.
Om du använder ett projektledningsverktyg som ClickUp kan du till och med generera rapporter och instrumentpaneler baserade på KPI:er för ditt team.
Några få nyckeltal att använda för att spåra projekteffektivitet och produktivitet inkluderar:
Genomsnittlig kostnad per timme
När du mäter lönsamheten för varje projekt vill du spåra den genomsnittliga kostnaden per timmes arbete. Detta värde är ett utmärkt sätt att bestämma projektets ROI och se till att du inte överutgifter.
För att beräkna denna KPI kan du använda den totala projektkostnaden delat med antalet arbetade timmar för alla inblandade anställda. Korsreferens detta värde med projektets budget för att se till att du håller dig inom gränserna.
Dags till slutförande
Tiden till slutförande är ett viktigt mått för att spåra hur snabbt ett projekt slutförs. Det är ett bra sätt att utvärdera hur effektivt ditt team är på att slutföra uppgifter och uppnå mål.
För att beräkna tiden till slutförande kan du använda den totala varaktigheten för ett projekts tidslinje och subtrahera tiden som har lagts ner på det hittills.
Genomsnittlig slutförandetid för uppgift
En annan viktig nyckeltal att spåra är den genomsnittliga slutförandetiden för uppgiften. Detta mått hjälper dig att identifiera eventuella flaskhalsar i arbetsflödet och optimera det för effektivitet.
Tänk på att detta kommer att beräknas på en relativ skala – du får inte ett exakt mått. För att beräkna det kan du dividera det totala antalet utförda uppgifter med tiden det tar att slutföra dem.
Steg 6: Bygg ditt team när du tar dig an fler projekt
Du behöver inte anställa ett gäng heltidsanställda direkt, men när du tar dig an fler projekt måste du ta in ytterligare hjälp. Du kan inte skala din tid, så du kommer så småningom att behöva utöka ditt team.
När du letar efter nyanställda, se till att hitta personer som har den kompetens och erfarenhet som behövs för att hjälpa dig att hantera flera projekt. Du bör också leta efter kandidater som delar samma värderingar och vision som du. När man anställer distansarbetare är det särskilt viktigt att leta efter personer med starka kommunikationsförmåga.
När du bygger ditt team kommer steg 1 att bli allt viktigare – du måste ha en fast process för att lära dina nyanställda så att de kan komma igång.
Som visas i exemplet ovan kan samma projektledningsverktyg som du använder för att hantera flera projekt också användas för att ta in nya medarbetare och få dem igång.
Några bästa metoder för att utöka ditt team till nya projekt:
Sätt ihop ett team innan projektet och håll dem tillsammans.
Om du anlitar entreprenörer genom olika projektstadier, finns det en god chans att de inte kommer att vara på samma sida. Om du vill försäkra dig om att alla gruppmedlemmar förstår projektets mål bör du sätta ihop ett team innan du börjar och hålla ihop dem hela tiden.
Identifiera de färdigheter som behövs för varje projekt.
Att anställa någon med rätt kompetens är nyckeln till att hantera flera projekt effektivt. Ta dig tid att identifiera de specifika uppgifter som krävs för varje projekt och anställ därefter.
Det är här det hjälper att antingen ha ett gediget nätverk av frilansare eller ett sammanhållet team av heltidsanställda – att bygga projektteam är lättare när du kan göra det utifrån andras styrkor.
Se över förväntade arbetsbelastningar regelbundet för att säkerställa att teamet är rätt bemannat.
Bara för att du har ett team betyder det inte att de kan ta sig an varje uppgift som de har. Se till att granska kommande arbetsbelastningar regelbundet för att säkerställa att ditt team har tillräckligt med kapacitet för ytterligare projekt.
Se till att alla förstår sina roller och ansvar.
När du tilldelar teamet uppgifter, se till att alla vet exakt vad som förväntas av dem. Tydlig kommunikation är avgörande för att lyckas med flera projekt.
Använd programvara som centraliserar kommunikationen och effektiviserar processer.
Vi kan inte säga detta nog.
Om du ska hantera flera projekt behöver du en mjukvarulösning som hjälper till att centralisera kommunikation och effektivisera processer. Detta kommer att hjälpa till att förenkla processen att hålla reda på olika uppgifter som tilldelats teammedlemmar och säkerställa att alla är på samma sida.
