Få saker får oss att känna oss mer produktiva än att bocka av en uppgift från en att göra-lista. Den där lilla rushen av tillfredsställelse du får när du har slutfört något hjälper dig att starta nästa uppgift med en pepp i steget.
En checklista för arbetsflöden är en mer dynamisk och detaljerad version av en att göra-lista. Med den kan du dela upp varje del av ett projekt i hanterbara steg. Oavsett om du arbetar för dig själv eller leder ett stort team, kan en checklista för arbetsflöden hjälpa dig att jonglera med alla rörliga delar i ett projekt och hjälpa dig att producera högkvalitativt arbete varje gång. Låt oss utforska fem strategier att överväga när du skapar en checklista för arbetsflöden.
1. Kartlägg dina mål
Checklistor för arbetsflöden kan hjälpa dig och ditt team att hantera tid på ett klokt sätt, göra färre misstag och producera konsekvent högkvalitativt arbete. De spelar en viktig roll i alla branscher, från konstruktion till marknadsföring till gästfrihet och vidare.
Om du inte är säker på vart du är på väg är det svårt att kartlägga hur du tar dig dit. Så innan du börjar sätta ihop en checklista för arbetsflöden rekommenderar vi att du tar dig tid att tänka på alla dina slutmål.
Kanske är du content manager för en marknadsföringsbyrå. Du skulle vilja se till att dina författare producerar högkvalitativa stycken varje gång. Målet med din checklista för arbetsflöden är att se till att ditt team arbetar tillsammans för att producera innehåll som dina kunder kommer att älska.
Eller så kanske du driver en restaurang och känner att du lever i konstant kaos. Ditt mål? Att göra processen att ta, fylla och leverera en kunds beställning så smidig att den blir automatisk och felfri.
Det är okej om du har mer än ett slutmål. Det tror vi är ganska vanligt. Ta vår fiktiva kaotiska restaurang till exempel. Förutom att skapa en checklista för arbetsflöden för bearbetning av beställningar kan teamet behöva checklistor för att hjälpa till att nå ytterligare mål, som:
- Rekrytera och anställa personal
- Beställa ingredienser från leverantörer
- Skapa och godkänna nya menyalternativ
- Skiftuppgifter som att städa kök, matsalar och badrum
En innehållsbyrå kan också behöva flera checklistor – en för att producera nyhetsbrev via e-post, en för webbsidor och en för produktion av blogginlägg, till exempel. Att beskriva dina arbetsflödesmål kan hjälpa dig att visualisera hur många checklistor du behöver göra.
2. Välj ett användbart verktyg
Om du älskar dina gammaldags planerare och anteckningsböcker kan du använda dem för att göra en checklista för arbetsflöden. Men papper kan försvinna eller skadas, vilket gör att du inte har några säkerhetskopior. Om du arbetar med ett team på två eller fler måste du göra kopior av din checklista för arbetsflödet, använda Wite-Out för att dölja och skriva om ändringar och hålla möten för att informera ditt team om varje uppdatering eller modifiering.
Checklistor för arbetsflöden ska spara tid, inte ta upp mer av den.
Det är därför vi rekommenderar att du hittar programvara för arbetsflödeshantering som passar dina eller ditt teams behov. Lyckligtvis för dig finns det ett hav av mjukvarutjänster att välja mellan.
Programvara för arbetsflödeschecklista för mindre team
Små team, frilansare och människor som behöver något för personlig organisation kan dra nytta av ett lågkostnadsverktyg som Trello eller Notion, som båda erbjuder imponerande gratis-för alltid-planer.
Trellos kostnadsfria plan erbjuder ett användbart Kanban-kortgränssnitt för att dela upp projekt i uppgifter och statusar, plus mallar som hjälper dig att snabbt komma igång med vanliga uppgifter. Du kan också utnyttja automatiseringar och integrationer utan att betala något, så vi rekommenderar Trello för team om två till fem.
För frilansare och personligt bruk älskar vi Notion. Detta verktyg för hantering av arbetsflöden hjälper dig att organisera varje detalj i den vy du gillar bäst och det är fantastiskt intuitivt, vilket gör det till den perfekta kombinationen av enkelhet och sofistikering.
Att göra en enkel checklista för arbetsflöden med Notion är en bris. Lista objekt att göra, och varje gång du markerar en ruta bredvid ett objekt, bleknar texten och en rad stryker ut orden. Du kan också bädda in länkar till andra sidor i din Notion-arbetsyta för att hjälpa dig att jonglera med arbete som sker på andra plattformar.
Programvara för arbetsflödeschecklista för större team
Det finns dussintals avancerade program för arbetsflödeshantering att välja mellan. Dessa verktyg kan ta lite tid att lära sig, men när du och hela teamet känner dig bekväma med programvaran kommer du att utföra uppgifter med lätthet.
Workflow Builder på Asanas plattform låter dig skapa ett projekt och tilldela flera deluppgifter till flera teammedlemmar – allt i ett visuellt tilltalande och intuitivt gränssnitt.
Trots sina imponerande projektledningsfunktioner är Asana lätt på din plånbok. Du kommer inte att få Workflow Builder med dess eviga gratisplan, men planen på mellannivån inkluderar detta verktyg.
Måndag är ett annat utmärkt alternativ för team med ett komplext ekosystem av kunder, chefer, projekt, förfallodatum och uppgifter. Du och ditt team kan skapa ett anpassat arbetsflödessystem för varje projekt och återanvända tidigare checklistor för arbetsflöden efter behov.
3. Bygg ut dina arbetsflödesprocesser
När du har ett bra verktyg i handen är det dags att börja skriva ut dina arbetsflödesprocesser. Lägg till alla steg du kan tänka dig i plattformens checklista, Kanban-tavlan, eller hur du vill organisera ditt arbetsflöde.
Om du till exempel var en del av ett litet team som producerade bloggar för ett solglasögonmärke, kan din checklista se ut ungefär så här, med artiklar eller uppgifter som är viktiga för arbetsflödet, plus användbara taggar för att organisera arbetsflödet och ett datumintervall:
När du har skrivit ut alla steg du behöver för att utföra en uppgift, gå tillbaka och lägg till relevanta länkar, skärmdumpar och annat material som är användbart för att slutföra arbetet. Om du leder ett större team kanske du vill inkludera länkar till innehållsriktlinjerna och bloggexempel för att göra processen smidig för den som använder checklistan för arbetsflödet.
Gör eventuella justeringar du tycker behövs när du börjar arbeta från din checklista, inklusive att lägga till gruppmedlemmar till individuella checklista, dela upp uppgifter i mindre, mer lätthanterliga steg eller kombinera steg som du inser inte behöver vara separata.
Upprepa processen tills du har alla checklistor eller projekttavlor du behöver för hela ditt arbetsflöde. Programvarutjänsterna vi har nämnt erbjuder gott om utrymme för att skapa ytterligare listor när du behöver dem och låter dig ofta spara arbetsflöden som mallar, så att de är lätta att uppdatera när du behöver använda dem igen.
4. Be om feedback
Detta steg är särskilt viktigt om du arbetar med andra människor. En checklista för arbetsflöden ska hjälpa teamet att arbeta mer sömlöst och inte skapa förvirring.
Innan du publicerar checklistorna för arbetsflödet och ber alla att använda dem för att vägleda sitt dagliga projektarbete, låt teammedlemmarna testa dem. Justera checklistorna efter behov baserat på den feedback de ger dig.
Vi rekommenderar också att du skickar ut en enkät varje kvartal för att se hur väl arbetsflödena fungerar för alla. Den feedback du får kan hjälpa dig att hålla dina processer relevanta när ditt företag växer och utvecklas.
5. Studera exempel på checklistor för effektiva arbetsflöden
Om du känner dig fast eller vill ha idéer för hur du skapar en checklista för arbetsflöden, ta en titt på exempel du kan hitta på internet. I det här avsnittet har vi samlat några av våra favoritexempel på arbetsflödeschecklistan för att hjälpa dig få lite inspiration.
Först ut är detta exempel på checklista för redovisningsarbetsflöden från Finansiella cent.
De som arbetar med redovisning vet att checklistor för arbetsflöden är avgörande för att se till att du hanterar löner korrekt, dokumenterar utgifter, arkiverar skatter och skapar budgetar.
Att ha en checklista för varje uppgift du gör hjälper dig att hålla reda på de små detaljerna utan att bli överväldigad – eller göra kostsamma misstag.
Nästa är detta exempel på arbetsflödeschecklista på måndag som visar hur ett byggföretag kan hålla reda på flera projekt – även när vart och ett kommer med flera deluppgifter och förfallodatum.
Även om det är en komplicerad checklista är det enkelt att lägga till ett nytt projekt. Ramverket för checklistor är redan på plats.
Slutligen en digital checklista som den här från Trail hjälper restaurangchefer att hålla reda på de många processer som gör att en restaurang kan fungera. Denna uppgiftslista för livsmedelssäkerhet och hälsa hjälper chefer för restauranger, foodtrucks, barer och kaféer att följa lokala lagar och leverera utsökt mat
Eftersom den här typen av checklista är tillgänglig på en mobilapp kan du stoppa den i fickan istället för att släpa runt med spiralanteckningsböcker eller hela tiden återvända till kontoret för att bocka av uppgifter.
Du kan prova verktygen som dessa exempel kommer ifrån eller ta organisatorisk inspiration från dem och tillämpa dem på funktionerna i din föredragna programvara för arbetsflödeshantering.
