När det gäller att välja mellan VoIP och UCaaS handlar det om mer än bara tekniska specifikationer. Du måste hitta rätt verktyg som passar dina affärsmål.
VoIP-telefontjänster är ett budgetvänligt val för solid röstkommunikation. Den moderniserar telefonsystem via internet och erbjuder bättre samtalskvalitet för företag som behöver en enkel och kostnadseffektiv lösning.
UCaaS, å andra sidan, kombinerar röst, video, meddelanden och e-post till en plattform. Även om det är dyrare än VoIP, är det perfekt om du har olika kommunikationsbehov eller arbetar med fjärranslutna eller globala team.
Den här guiden hjälper dig att förstå båda alternativen bättre och identifiera det rätta valet för din organisation.
Snabb jämförelse av UCaaS vs VoIP
För att hjälpa dig välja mellan UCaaS och VoIP måste du först förstå deras distinkta funktioner och fördelar.
- VoIP: Det här alternativet använder internet snarare än traditionella fasta telefoner för att ringa och ta emot röstsamtal. Det är perfekt för företag som letar efter ett tillförlitligt telefonsystem utan krusiduller. VoIP tillåter även andra funktioner, såsom vidarekoppling, röstbrevlåda och konferenser. Det låter också användare ringa från datorer eller mobila enheter, inte bara från skrivbordstelefoner.
- UCaaS: Detta är en allt-i-ett-kommunikationsplattform som integrerar röst- och videosamtal, meddelanden och e-post. Den är designad för företag som behöver hantera flera former av kommunikation på ett ställe. Det är särskilt användbart för avlägsna team, tack vare verktyg som videokonferenser och meddelanden i realtid.
Låt oss nu utforska de fem viktiga sakerna att tänka på för att hjälpa dig avgöra om UCaaS eller VoIP är bättre för ditt företag.
1. Kunder förväntar sig service på flera kanaler
Kunder förväntar sig idag att få kontakt med företag genom telefonsamtal, e-post, webbinteraktioner och mer. Det är här UCaaS lyser. Den kombinerar alla dessa sätt att kommunicera till en plattform. Detta förenklar för medarbetarna, eftersom de kan hantera olika kundsamtal på en gång.
UCaaS låter också anställda se allt de behöver veta om en kunds tidigare interaktioner, oavsett hur de nådde ut. Det innebär att medarbetarna kan ge mer personlig service eftersom de har all kundinformation till hands.
VoIP är bra för att ringa telefonsamtal över internet, men det misslyckas om du behöver interaktion med flera kanaler. Med VoIP måste anställda jonglera med olika programvaror för e-post, sms eller webbchatt, vilket skapar en mer fragmenterad kundupplevelse.
Samtidigt, om ditt företag precis har börjat och huvudsakligen använder röstkommunikation, kan UCaaS vara för mycket. VoIP kommer att fungera bra och hålla kostnaderna nere i dessa fall..
2. Den geografiska fördelningen av din arbetsstyrka spelar roll
När det gäller företag med distanspersonal kan UCaaS vara ett utmärkt alternativ. Med UCaaS kan teammedlemmar på distans enkelt prata, dela filer och arbeta tillsammans som om de är i samma rum, vilket bryter ner avståndsbarriärerna. Denna plattform håller alla på samma sida oavsett var de arbetar.
VoIP är inte det bästa valet för team som är utspridda geografiskt. Varför? VoIP fokuserar på röstsamtal över internet och integrerar inte andra kommunikationsverktyg lika bra som UCaaS. Team som behöver arbeta nära tillsammans men som är placerade på olika ställen bör nog söka efter en annan lösning.
Som sagt, VoIP kan vara det rätta alternativet om din organisation har en centraliserad arbetsstyrka. Det är också enklare att använda och mer budgetvänligt.
3. Omfattningen och omfattningen av din affärsverksamhet är nyckelfaktorer
För företag som växer eller har en mängd olika kommunikationsbehov är UCaaS ett utmärkt val oavsett om du utökar ditt team eller förgrenar dig till olika verksamhetsområden.
Det fina med UCaaS är dess anpassningsförmåga. Det kan förändras när ditt företag förändras. Oavsett om du lägger till nya teammedlemmar eller justerar din affärsmodell kan UCaaS hänga med och vara konsekvent.
Å andra sidan är optimerad VoIP en solid match för startups eller mindre företag som inte behöver alla klockor och visselpipor. Om du inte jonglerar med många olika kommunikationskanaler eller ett stort team, erbjuder VoIP en enkel lösning.
Men om du förväntar dig att växa snart eller om du ser en framtid där du kommer att dyka in i olika kommunikationskanaler, kan det vara smart att komma ombord på UCaaS tidigt. Att börja med UCaaS nu kan bespara dig besväret med att byta system senare när ditt företag börjar ta fart.
4. Det är viktigt att förstå dina budgetbegränsningar
VoIP är ett bra alternativ för företag som håller ett öga på sin budget. Om du behöver ett pålitligt sätt att ringa samtal men vill hålla kostnaderna låga, erbjuder VoIP detta utan de extra funktioner som kan driva upp kostnaden. Detta är särskilt viktigt om dina långsiktiga investeringsplaner fortfarande är blygsamma.
Om du börjar i det små men har planer på att expandera till flerkanalskommunikation är det ett bra drag att börja med VoIP. När ditt företag växer och dina kommunikationsbehov blir mer komplexa kan du alltid byta till UCaaS.
5. Hålla kompatibilitet med befintliga system i åtanke
UCaaS-plattformar utmärker sig i att arbeta tillsammans med andra affärssystem, såsom programvara för Customer Relationship Management (CRM) och olika produktivitetsverktyg. Det effektiviserar dina arbetsprocesser och håller saker snyggt.
Om ditt företag till exempel använder ett CRM för att spåra kundinteraktioner och ett projektledningsverktyg för att hålla koll på pågående projekt, kan UCaaS integrera dessa system med lätthet.
Detta gör det enklare för ditt team att få tillgång till kundinformation samtidigt som de hanterar uppgifter, vilket säkerställer att allt är uppkopplat och fungerar smidigt. Denna typ av integration är särskilt användbar om ditt företag förlitar sig på sammankopplade system dagligen.
Även om VoIP tillhandahåller en grundläggande uppsättning funktioner, erbjuder den inte lika mycket integration som UCaaS. Det kan leda till isolerade datapooler och mindre effektiva arbetsflöden mellan systemet – ett allvarligt hinder om du är beroende av ett tätt integrerat digitalt ekosystem.
Men VoIP kan fortfarande vara ett bra val om ditt företag inte är beroende av många externa system. Detta gäller även om dina nuvarande system redan fungerar bra med VoIP.
