Fler företag använder vidarekoppling än någonsin tidigare. Om du tillhör den lilla andelen företag som inte är det, går du miste om det – inte bara för att det hjälper dig att aldrig missa ett samtal, utan för att det finns massor av anmärkningsvärda fördelar med den här tekniken.
Här är tre av de mer oväntade fördelarna med vidarekoppling av samtal du bör känna till.
Du kan fortfarande ringa utgående samtal
Många tror att vidarekoppling av samtal från ett nummer innebär att du inte kan använda samma nummer för att ringa samtal. Det kan hindra dem från att använda vidarekoppling helt – eftersom de inte vill sluta använda sitt nummer medan samtal vidarekopplas.
Men det här är inte korrekt.
Det är ganska enkelt: även om dina inkommande samtal vidarekopplas kan du fortfarande ringa med samma nummer.
Det viktiga här är att veta att dina inkommande samtal fortfarande kommer att vidarekopplas till ditt angivna nummer, oavsett hur många utgående samtal du ringer.
Hur är detta till hjälp? Tänk på följande scenario.
Du är företagare och du måste ta emot samtal för ditt företag varje dag. Men du har också ett personligt telefonnummer till vänner och familj. Du vill inte ge ut ditt personliga telefonnummer till allmänheten, så istället vidarekopplar du alla samtal som går till ditt företagsnummer till ditt personliga nummer när du är ute och springer ärenden.
Om du fortfarande vill ringa utgående samtal till kunder och klienter som använder det numret kan du. Det hindrar inte vidarekopplingsprocessen. Men det ger dig mer flexibilitet i hur du driver ditt företag.
Du kan vidarekoppla samtal till ett fjärrnummer
När du använder programvara för vidarekoppling av samtal är du inte begränsad till att bara vidarekoppla samtal till ett nummer inom ditt regionala samtalsområde. De flesta operatörer tillåter dig att vidarekoppla samtal till långdistansnummer så länge din telefontjänst är aktiv.
Tänk på att långdistansnummer och internationella nummer inte fungerar på samma sätt.
Långdistansnummer är nummer utanför ditt lokala samtalsområde eller taxacenter. Om det till exempel har ett annat riktnummer än ditt lokala riktnummer, är det ett fjärrnummer. Tänk New York City vs Seattle – de är på motsatta sidor av USA med olika riktnummer, men de är i samma land.
Internationella nummer finns dock i ett helt annat land.
Operatörer stöder inte vidarekoppling av samtal till ett internationellt nummer ännu. Men det finns en chans att om du ställer in vidarekoppling innan du börjar roaming eller befinner dig utanför det inhemska territoriet, kommer dina samtal att fortsätta att vidarekopplas medan du reser.
Du kan också vidarekoppla samtal till ett internationellt nummer om du porterar ditt telefonnummer till ett virtuellt nummer och vidarekopplar det till ditt internationella nummer, oavsett om det är mobilt eller fast telefon. Om du reser eller tillfälligt vill ta vidarekopplade samtal utanför ditt hemland kan den här lösningen vara en livräddare.
Du kan välja vilka eller hur samtal vidarekopplas
Många tror att vidarekoppling av samtal automatiskt kommer att omdirigera alla inkommande samtal. Detta är ibland sant – men inte alltid.
Faktum är att iPhones inte har inbyggda alternativ för villkorad vidarekoppling av samtal. Du kan antingen vidarekoppla inkommande samtal eller inte, det finns inget däremellan.
Saker och ting är annorlunda på Android-telefoner.
Android-telefoner låter dig välja ett av fyra alternativ för vidarekoppling av samtal:
- Alltid framåtsom automatiskt vidarekopplar alla inkommande samtal
- Vidarebefordra när du är upptagensom omdirigerar inkommande samtal till ett angivet nummer om du är engagerad i ett annat samtal
- Vidarebefordra när obesvaratsom omdirigerar inkommande samtal till ett angivet nummer om du inte svarar
- Vidarebefordra när den inte nåssom omdirigerar inkommande samtal till ett angivet nummer om du inte kan nås, inte har en signal eller om du är i flygplansläge
Tänk på att vissa operatörer också erbjuder Selektiv vidarekopplingvilket gör att du bara kan vidarekoppla samtal från specifika nummer.
Välj ett företagstelefonsystem för att få mer med vidarekoppling
Varken telefonoperativsystem eller telefonoperatörer erbjuder många alternativ för vidarekoppling av samtal. Det finns situationer där du kan behöva något mer robust om du till exempel driver ett callcenter eller hanterar en kundtjänstavdelning.
I sådana fall kan du inte tillämpa samma regler för alla typer av inkommande samtal. Du kan inte heller bara hoppa över de du inte kan vidarebefordra till rätt agent eller avdelning. Globala callcenter står inför liknande utmaningar när de vidarebefordrar samtal till team i olika länder.
Det är här ett företagstelefonsystem kommer väl till pass. Till exempel, med Nextivas VoIP affärstelefonsystem kan du aktivera vidarekoppling av VoIP-samtal och kringgå alla begränsningar ovan. Du kan ställa in smart vidarebefordran för att säkerställa att du alltid är tillgänglig och att kunderna matchas med den bästa agenten för deras problem.
Några av de avancerade vidarekopplingsfunktionerna i Nextivas VoIP affärssystem inkluderar:
- Vidarekoppla samtal till internationella telefonnummer
- Skapa anpassade scheman för vidarebefordran baserat på kriterier som öppettider och helgdagar
- Konfigurera avancerade policyer för vidarekoppling av samtal, som de fyra diskuterade ovan plus Call Forward Selective, som vidarekopplar dina inkommande samtal baserat på utvalda kriterier och dirigerar samtal till specifika personer och telefonnummer
Med andra ord, Nextiva ger dig det bästa av två världar: de enkla och effektiva alternativen för vidarekoppling av samtal du hittar på en vanlig Android-telefon, och de avancerade du behöver för att hålla ditt callcenter igång smidigt.
Här är några av fördelarna med funktionerna för vidarekoppling av samtal som följer med VoIP-telefonsystem:
Förbättrad kundnöjdhet
Vidarekoppling hjälper dig att se till att inga samtal blir obesvarade, vilket innebär att dina kunder får den hjälp de behöver och inte ignoreras.
Oavsett om det handlar om att omdirigera till den mest relevanta avdelningen eller att säkerställa tillgänglighet utanför kontorstid, gör vidarekoppling det möjligt för företag att upprätthålla en pålitlig kommunikationslinje med sina kunder.
Ökad flexibilitet för anställda
Genom att tillåta vidarekoppling av samtal till mobiltelefoner eller hemtelefoner får medarbetarna en större grad av flexibilitet. Detta bidrar inte bara till en bättre balans mellan arbete och privatliv utan gör det också möjligt för dem att förbli produktiva och lyhörda även när de inte är fysiskt närvarande på kontoret.
Om du till exempel bara har två tekniska callcenteragenter i ditt team, och de båda har en viss expertis inom olika områden, kan du vidarekoppla samtal till deras mobiltelefoner även när de inte är på kontoret för att säkerställa att var och en tar emot samtal relaterade till deras specifika kompetens.
Detta kommer att hjälpa till att minska väntetiderna, förbättra din första samtalslösning och öka den övergripande kvaliteten på tjänsten du tillhandahåller samtidigt som agenterna får mer flexibilitet i var och hur de arbetar.
Förbättrad professionell bild
Vidarekoppling bidrar till en professionell image genom att säkerställa att kunder alltid kan nå verksamheten. Om du någonsin har behövt vänta i 20 minuter i telefonen bara för att få kontakt med en agent (och sedan omdirigeras till en som är mer erfaren i ditt specifika problem), vet du hur frustrerande det kan vara.
Sånt här kan skapa sprickor i relationerna du har med dina kunder. Ett litet irritationsmoment här, ett annat stort problem där, och de kommer sannolikt att vara mer öppna för att ta emot din konkurrents erbjudande när det kommer.
Dessutom kommer det också att göra det troligt att de kommer att berätta för andra om sina erfarenheter (vilket innebär att nya kunder kommer att bli ännu svårare).
Vidarekoppling gör dig tillgänglig för dina kunder. Det visar på professionalism och engagemang när det gäller att ta itu med deras problem samtidigt som den effektiviserar kommunikationen och stärker ditt varumärkes kraft.
