Konferensbrygga samtal är som virtuella mötesrum där människor kan delta i diskussioner på distans från vilken plats som helst. Att få alla att ringa kan verka utmanande, särskilt när människor går med med olika enheter och metoder, men vi visar dig två enkla sätt att göra det. Vi har också tips för att säkerställa att du har ett smidigt, produktivt konferenssamtal när alla väl är ombord.
Använd en länk för att gå med i ett konferenssamtal
Att gå med i ett konferenssamtal med en länk kan inte vara enklare. Beväpnad med sin valda konferenssamtalstjänst, skapar mötesvärden ett virtuellt mötesrum. Med några få klick genererar de en unik möteslänk som fungerar som en digital nyckel till detta virtuella rum. Deltagarna kan helt enkelt klicka på den här länken för att komma in i mötet, oavsett om de är över hela staden eller runt om i världen.
Nedan finns steg-för-steg-instruktioner för att ställa in och gå med i ett konferenssamtal med Zoom, en av de mest använda virtuella mötestjänsterna.
Hur man går med i ett konferenssamtal med en länk med zoom
- Steg 1: Logga in på ditt gratis Zoom-konto.
- Steg 2: Klicka Möten i sidofältet till vänster.
- Steg 3: Klicka + Schemalägg möte till höger.
- Steg 4: Fyll i dina mötesuppgifter och klicka sedan Spara.
- Steg 5: Klicka Kopiera mötesinbjudanoch informationen om ditt möte kommer att fyllas i. Dessa uppgifter kommer att innehålla en länk som deltagarna kommer att klicka på för att gå med i mötet.
- Steg 6: Dela länken med deltagare via din valda kommunikationsmetod, vanligtvis e-post eller sms. Du kan också kopiera mötesinbjudningslänken och dela den med deltagare, eftersom den kommer att ha länken till ditt bryggkonferenssamtal.
- Steg 7: Deltagarna klickar på länken för att gå med i mötet.
Ring in till ett konferenssamtal
Personen som organiserar mötet använder sin föredragna konferenssamtalstjänst eller videokonferenssamtalstjänst för att schemalägga det, och ett unikt telefonnummer genereras bara för din grupps användning. Detta nummer är nyckeln till ditt virtuella mötesrum.
Oavsett om du ringer från kontoret, hemifrån eller på språng, är allt du behöver göra att slå det här numret för att gå med i konversationen. Vi går igenom hur du ställer in ett Zoom-konferenssamtal som stöder både datorljud och telefonuppringning.
Hur man ringer in till ett konferenssamtal med zoom
- Steg 1: Logga in på ditt Zoom-konto. Du måste ha en betald plan.
- Steg 2: Klick Möten i sidofältet till vänster
- Steg 3: Klicka + Schemalägg möte till höger
- Steg 4: Fyll i dina mötesuppgifter och klicka sedan Spara. Välj längst ner Både när du väljer om du vill stödja telefon- och/eller datorljud.
- Steg 5: Klicka Kopiera mötesinbjudanoch informationen om ditt möte kommer att fyllas i. Det kommer att finnas telefonnummer inom dessa uppgifter som deltagarna kan använda för att ringa in till konferensbryggsamtalet.
- Steg 6: Det kommer att finnas en Ring efter din plats avsnitt med en lista över telefonnummer som deltagarna kan använda för att ringa in till ditt konferenssamtal. När de ringer in måste de ange mötes-ID och lösenord, så se till att dela dessa uppgifter tillsammans med uppringningsnumren. Båda finns i informationen om mötesinbjudan.
- Steg 7: Dela listan med telefonnummer via din valda kommunikationsmetod, som e-post eller sms. Du kan också kopiera länken för mötesinbjudan och dela den med deltagarna, eftersom den kommer att innehålla listan över telefonnummer att ringa in till ditt bryggkonferenssamtal.
2 åtgärder att vidta för ett smidigt konferenssamtal
Att säkerställa en sömlös upplevelse under din konferensbrygga är avgörande, men vad som händer när alla är anslutna spelar lika stor roll. Att förbereda sig för ett smidigt samtal innebär mer än att bara få alla på linjen. Det handlar också om att säkerställa kvalitetskommunikation från början till slut.
Åtgärd #1: Mock Intervju
Att genomföra ett låtsaskonferenssamtal några dagar innan ditt planerade möte kan vara en spelomvandlare. Denna repetition gör att du kan förutse och lösa eventuella problem, vilket säkerställer att själva samtalet fortsätter utan problem.
Ta hjälp av ditt team för att simulera olika anslutningsscenarier. Dela in dem i grupper, där vissa använder möteslänken och andra ringer in med en telefon. Blanda upp deltagande lägen – slå på kameran en gång, en ringer in från en mobiltelefon och en annan använder en stationär telefon.
Denna variation hjälper dig att bedöma samtalskvaliteten över olika enheter och anslutningar, identifiera eventuella förseningar, ljudkvalitetsproblem eller andra tekniska problem som kan störa ditt möte.
Kom ihåg att själv delta i detta skenupprop. Gå med via länken på din bärbara eller stationära dator för att kontrollera onlinegränssnittets funktionalitet. Ring sedan in med din mobiltelefon för att testa ljudkvaliteten och användarvänligheten från en uppringares perspektiv.
Detta dubbla tillvägagångssätt ger dig en heltäckande förståelse för deltagarupplevelsen, så att du kan finjustera alla inställningar eller ge vägledning till deltagare för att eliminera vanliga problem.
Åtgärd #2: Repetera vad du kommer att säga
De flesta människor borstar bort detta steg, men du borde inte. Att vinkla den på ett konferenssamtal kan leda till tjafs, vilket gör att du riskerar att överskrida mötestiden. Gratis Zoom-konton tilldelas bara 40 minuter för möten, och dessa minuter kan passera förvånansvärt snabbt när diskussioner saknar fokus. Att köra övertid kan också orsaka frustration bland deltagarna och kan till och med störa deras scheman för dagen.
Att repetera vad du säger gör mer än att bara hålla mötet inom dess tidsgräns. Det skärper också din leverans. En väl inövad presentation säkerställer att dina poänger är tydliga och koncisa och att du får plats med allt du behöver diskutera inom den tillgängliga tiden.
En smidig leverans ökar också sannolikheten för att din publik förblir engagerad under hela samtalet. Kom ihåg att i en avlägsen miljö kommer du inte att ha så många visuella signaler från din publik för att mäta deras förståelse, så tydlighet och engagemang blir ännu mer avgörande.
En effektiv strategi är att öva på din del av telefonkonferensen med en kollega personligen. Denna torrkörning kan ge värdefull feedback om din leverans och ditt innehåll, eftersom observation av deras reaktioner kan ge insikter om hur din fjärrpublik kan reagera.
Genom att öva med en livepublik, även om det bara är en person, kan du justera din presentation baserat på feedback i realtid, vilket säkerställer att du fortfarande kommunicerar effektivt när du inte kan se dina deltagare. Denna förberedelse gör ditt budskap mer slagkraftigt och visar respekt för dina deltagares tid och uppmärksamhet, vilket bidrar till ett framgångsrikt och produktivt konferenssamtal.
