10 viktiga verktyg för att driva ett blomstrande team av distansfrilansare

Utöka ditt fjärrfrilansteam med viktiga verktyg för tydlig kommunikation, uppgiftsspårning, effektiva betalningar och produktiva samarbeten.

För att blomstra i denna tid av distansarbete krävs rätt verktyg. Det handlar om att upprätthålla tydlig kommunikation, hålla reda på uppgifter, hantera betalningar effektivt och säkerställa produktiva samarbeten mellan dina teammedlemmar.

Lyckligtvis finns det en rad programvarualternativ som hjälper dig att göra just det. I den här omfattande guiden kommer vi att utforska några viktiga typer av verktyg som effektivt kan driva ett blomstrande frilansteam på distans, som var och en erbjuder unika funktioner utformade för att förenkla olika aspekter som omfattar ledningsroller inom sådana inställningar.

Källa:

1. Projektledningslösningar

Att driva ett team på distans kan vara utmanande, men rätt projektledningsverktyg gör en betydande skillnad. Dessa mjukvarulösningar hjälper till att organisera uppgifter effektivt, hålla reda på projektens tidslinjer och främja effektivt samarbete mellan dina frilansarbetare.

Här är några exempel på projektledningsverktyg:

• Asana: Det här verktyget lyser för uppgiftsdelegering och spårning av framsteg. Den har ett intuitivt gränssnitt som underlättar enkel navigering.
• Trello: Med sitt kortbaserade system förenklar Trello projektledning på ett flexibelt sätt. Dra-och-släpp-funktionalitet förbättrar bekvämligheten när du tilldelar uppgifter.
• Basecamp: En allt-i-ett-lösning som erbjuder enkla uppgiftsuppgifter och diskussioner i arbetstrådar. Basecamp har också exceptionella fildelningsförmåga.
• Monday.com: För mer komplexa uppdrag eller större team tillåter Monday.com mångfacetterad projektplanering med färgkodningssystem för bättre visualisering.

Att välja rätt verktyg beror mycket på ditt teams storlek, arten av de inblandade uppgifterna, samt personliga preferenser när det gäller användargränssnitt och specifika funktioner. Därför är det lämpligt att fundera lite innan du väljer en som passar bäst med din verksamhet.

Få ut det mesta av gratis provperioder där det är möjligt, och fråga även dina frilansare om de redan är bekanta med en viss lösning eftersom detta kan vägleda ditt val.

2. Kommunikationsplattformar

Effektiv kommunikation är nyckeln till att samordna och fungera väl med distansfrilansare. Med tanke på detta kan att hitta en effektiv kommunikationsplattform vara en total gamechanger.

Här är några kommunikationsverktyg på toppnivå som du kan tänka dig:

• Slak: Ett ledande val för många företag, Slack erbjuder strömlinjeformade chattkanaler och tillåter sömlös fildelning. Den integrerar också bra med andra programvaruverktyg.
• Microsoft Teams: Om ditt team ofta hanterar Office-filer kommer Microsoft Teams att vara perfekta på grund av dess integrationsmöjligheter. Vid sidan av vanliga meddelandefunktioner erbjuder den också videosamtal.
• Disharmoni: Även om de traditionellt används av spelare, levererar Discords sofistikerade röstchattrum, kompletterade med robust textstöd, en förstklassig livekonversationsupplevelse.
• Zoom: Leverans av videomöten i HD-kvalitet är Zooms stöttepelare, vilket gör detta verktyg idealiskt för chattar ansikte mot ansikte eller presentationer inom teamet.

Att införliva dessa plattformar möjliggör tydliga konversationer mellan dina distansarbetare, oavsett deras fysiska plats. Att lyfta fram vilken typ av konversationer din verksamhet kräver mest, vare sig det är textbaserade diskussioner eller frekvent interaktion ansikte mot ansikte, hjälper dig att välja rätt plattform som passar perfekt med dina krav.

Källa:

Att säkerställa att alla frilansare betalas korrekt och i tid är en hörnsten i att hantera fjärrlag. Dra nytta av mycket funktionella verktyg för lönehantering som förenklar denna process.

Här är en sammanfattning av flera avancerade alternativ:

• OnPay: Känd för sitt breda utbud av funktioner, OnPay tillhandahåller betalningsalternativ, inklusive direktinsättning, förbetalda betalkort eller papperscheckar. Den uppfyller också många krav på skatteformulär.
• Välbehag: Gusto erbjuder fullservice löner utöver personalförmåner, vilket innebär att du kan få tillgång till flera tjänster under ett paraply.
• Wave Payroll: Det här verktyget vänder sig väl till mindre företag med tilläggsapplösningar som är uttryckligen skräddarsydda för utgiftsspårning och fakturering efter behov.
• QuickBooks Payroll: QuickBooks Payroll är en favorit bland många entreprenörer på grund av dess omfattande integrationsmöjligheter med QuickBooks utbud av finansiella mjukvarulösningar.

Att välja rätt lönehanteringsverktyg innebär återigen att titta på storleken, behoven och tillväxtplanerna för ditt team, såväl som eventuella användarvänliga preferenser. Detta är också viktigt eftersom att säkerställa snabbhet och noggrannhet när du hanterar frilansarbetalningar inte bara skapar förtroende utan främjar också en miljö som främjar produktiviteten.

4. Program för uppgiftstilldelning

Om du vill bli en bättre chef måste du enkelt kunna delegera uppgifter bland dina distansfrilansare. I detta sammanhang kan du överväga att införliva programvara för uppgiftstilldelning. Dessa plattformar låter dig dela ut ansvar, övervaka framsteg och hantera problem proaktivt.

Lägg märke till dessa seriösa alternativ:

• Toggl Plan: Toggl Plan ger en visuell översikt över vem som arbetar med vad med sin användarvänliga dra-och-släpp-tidslinjefunktion.
• Jira: Speciellt lämpad för utvecklare eller team som följer agila metoder. Jira tillåter intrikat uppgiftshantering, inklusive spårning av buggar och spurter.
• Klicka Upp: Med färgkodade kategoriseringar gör ClickUp det enkelt att identifiera statusen för olika uppgifter med en enda blick.
• Wrike: Wrike utmärker sig i arbetsbelastningshantering tack vare robusta schemaläggningsfunktioner som förhindrar att någon särskild frilansare överbelastas med för många uppdrag.

Medan du väljer rätt verktyg för ditt teams behov, se till att förstå varje plattforms funktionalitet och passa in i ditt arbetsflöde genom att dra fördel av demoversioner eller testerbjudanden. En välimplementerad programvara för uppgiftstilldelning ökar effektivt teamets effektivitet samtidigt som den säkerställer att varje medlem vet exakt vad deras nuvarande prioriteringar är, vilket minskar förvirring och maximerar produktiviteten.

5. Tidsregistreringssystem

Det är ytterst viktigt att hålla ett exakt register över hur dina frilansare använder sin arbetstid. Det hjälper till med projektledning och hjälper till att säkerställa att alla får rättvist betalt för den tid de har ägnat åt uppgifter.

Här är några robusta programvarulösningar för tidsspårning som du kan använda:

• Harvest: Med Harvest får du tidsstämplade loggar över flera enheter, så det är utmärkt för att spåra tid på olika frilansprojekt.
• RescueTime: Det här verktyget körs diskret i bakgrunden och ger en insiktsfull titt på produktivitetstrender och förbättringsområden.
• Toggl Track: Togll erbjuder ett enkelt timersystem med ett klick tillsammans med detaljerade rapporter, vilket gör det till ett exemplariskt alternativ för sin enkelhet.
• Clockify: En gratis lösning med obegränsat användarstöd, Clockify erbjuder flexibilitet när du hanterar större team.
• Hubstaff: Lyft din frilansande med Hubstaffs enkla tidsspårningsprogram, som ger detaljerade tidrapporter online, anpassningsbara produktivitetsfunktioner och automatiserade betalningar.

Att välja ett heltäckande men enkelt verktyg från denna nisch hjälper till att eliminera all förvirring eller missbruk av företagets tid. Genom att ge transparens till ditt fjärrteam kan det också främja förtroende genom att visa dem att deras ansträngningar är erkända. I sin tur motiverar detta erkännande dem att fokusera alla sina ansträngningar på att slutföra uppdrag för ditt företag.

6. Appar för dokumentdelning

Effektiv dokumentdelning är en annan central grundsats för strömlinjeformad fjärroperation, oavsett om det handlar om att dela utkast eller få feedback på presentationer. Du kan distribuera appar för dokumentdelning för att möjliggöra sömlös interaktion mellan dina frilansare.

Här är några lämpliga alternativ:

• Google Drive: Erbjuder generös lagring och enkel åtkomst från vilken enhet som helst, Google Drive stöder samarbete i realtid på dokument, ark och bilder.
• Dropbox: Dropbox är känd för sin synkroniseringsfunktion mellan enheter och ger gott om utrymme och passar bra när skrymmande filer behöver delas.
• OneDrive: Om ditt team främst använder Microsoft Office-verktyg är OneDrive ett utmärkt val på grund av dess perfekta integrationsförmåga.
• Box: För större team som behöver avancerade säkerhetsåtgärder eller administrativa kontroller när de hanterar känsligt innehåll, kan Box komma väl till pass.

När du bestämmer vilken plattform som passar dina arbetsflödeskrav bäst måste du erkänna att långsiktig effektivitet korrelerar direkt med programvarans användarvänliga karaktär tillsammans med alla anpassade kontrollfunktioner den erbjuder. När de väl har implementerats framgångsrikt kommer dessa kraftfulla verktyg att avsevärt stärka produktiviteten för alla som är involverade i projektgenomförandefaserna genom att se till att varje viktig detalj är bara några klick bort.

7. Säkerhetskopiering och lagring av filer

Dataskydd och återställningsplanering är högsta prioritet för alla företag, inklusive de som arbetar på distans. Filsäkerhetskopiering och lagringstjänster gör att ditt team kan lagra, komma åt och återställa viktiga filer på ett säkert sätt om det behövs.

Här är en lista över tillförlitliga verktyg:

• Carbonite: Detta är en automatisk molnbaserad lösning som erbjuder flera versioner av filer ifall du behöver återställa från olika lagringspunkter.
• Backblaze: Backblaze anses vara särskilt användarvänlig och tillåter även obegränsad lagring, vilket gör den idealisk när man hanterar stora datamängder.
• iDrive: iDrive erbjuder en mångsidig lösning som fungerar bra på alla operativsystem och ger kontinuerlig säkerhetskopiering för uppdatering av filer i realtid.
• Zoolz: Känd för sin förmåga att hantera stora mängder data effektivt, kan Zoolz vara ett optimalt val när redundansfunktioner och arkiveringslösningar har högsta prioritet.
• AWS S3: Amazon Web Services Simple Storage Service (S3) är önskvärd, särskilt på grund av den pålitliga skalbarheten den erbjuder tillsammans med billiga lagringsalternativ. Dessa aspekter är särskilt fördelaktiga när man hanterar växande databehov under längre perioder.

När du väljer dessa applikationer måste deras användarvänliga egenskaper sammanfalla med högteknologiska integrationer, vilket säkerställer att du har tillgång till säkerhetsåtgärder som är anpassade till branschens bästa standarder. Ett smart val här kommer att resultera i sinnesfrid, eftersom du vet att viktig information förblir säker oavsett oförutsedda eller oavsiktliga incidenter som inträffar i fjärranställda.

8. Programvara för videokonferenser

Att upprätthålla mänskliga kontakter i distansarbete kan vara svårt. Med programvara för videokonferenser är det dock möjligt att hålla teammöten precis som om du var ansikte mot ansikte i samma fysiska utrymme.

Kolla in dessa toppalternativ:

• Skype: Skype är en tidig aktör på marknaden och fortsätter att vara pålitlig, med stark prestanda även under stora gruppsamtal.
• Google Meet: Om ditt team redan använder Google Workspace (tidigare G Suite) ger Google Meet integrerad integration, vilket gör det enkelt att schemalägga eller gå med i konferenser.
• Webex: Denna Cisco-tjänst erbjuder högkvalitativa videokonferenser och avancerade samarbetsverktyg, vilket gör den till ett populärt val, särskilt för större företag.
• GoToMeeting: GoToMeeting är känt för sin utmärkta samtalskvalitet tillsammans med förmågan att spela in möten, och det visar sig vara användbart, särskilt under avgörande diskussioner eller presentationer där man kan behöva referera tillbaka.
• BlueJeans: BlueJeans tillhandahåller Dolby-drivet ljud för tydligt ljud förutom att erbjuda breakout-sessioner som kan komma väl till pass när interaktioner med små grupper krävs bland större virtuella sammankomster.
• Slack Video Call: Om ditt team primärt kommunicerar över Slack, kan deras inbyggda videosamtalsfunktioner minska behovet av att hantera ytterligare programvara samtidigt som de passar perfekt med befintliga systeminställningar.

Medan du håller på att välja plattformar för videosamtal, inse att användarvänlighet i kombination med stabilitet rankas långt över sofistikerade men sällan använda funktioner. Om du inte behöver alla klockor och visselpipor, betala inte över oddsen för dem i onödan!

9. Virtuella arbetsytaplattformar

En virtuell arbetsplatsplattform kan framgångsrikt efterlikna en fysisk kontorsmiljö, vilket underlättar bättre samarbete och samordning mellan frilansare på distans. Här är några enastående val:

• Sococo: Sococo strävar efter att återskapa ett verkligt kontorsutrymme där varje teammedlem får ett distinkt virtuellt “rum”. Gränssnittet visar vilka som är närvarande och tillgängliga.
• Miro: Miro är ett online-samarbetande whiteboard-verktyg som är idealiskt för brainstormingsessioner, strategiplanering eller skapa flödesscheman. Dess lättanvända gränssnitt gör den till en favorit bland kreativa team.
• Zoho Workplace: En allt-i-ett-plattform som erbjuder en rad appar, inklusive e-posttjänster för verktyg för att skapa dokument, och därigenom tillgodose olika behov under samma paraply medan teamet samarbetar och interagerar över sina specifika arbetsytor.

När man utvärderar dessa lösningar bör undersökningen av deras anpassningsförmåga vara en prioritet. Du vill kunna sätta ihop en uppsättning som nära efterliknar vad arbetsflöden på plats erbjuder utan att behöva frilansare besöka kontoret personligen. Detta är olika för alla företag, så skynda dig inte att välja den första virtuella arbetsplatsplattformen du stöter på.

10. Grafisk designprogramvara

Effektiv visuell kommunikation är ett måste. Detta innebär att ha tillgång till användarvänlig och kraftfull programvara för grafisk design kan hjälpa ditt team att sticka ut. Det är också användbart när du arbetar med designföretag från tredje part.

Notera dessa funktionsspäckade alternativ:

• Adobe Creative Cloud: Adobes verktyg erbjuder allt från Photoshop för bildredigering till Illustrator för vektorbaserat arbete. Adobes verktyg är branschledande lösningar.
• Canva: Med sitt enkla dra-och-släpp-gränssnitt fyllt med mallar, tillåter Canva icke-designer eller nybörjare att snabbt skapa grafik av professionell kvalitet.
• Sketch: Särskilt gynnat av UI/UX-designers, det här verktyget tillhandahåller återanvändbara komponenter tillsammans med ett rutsystem, vilket säkerställer konsekvens, särskilt när det gäller mobil- och webbapplikationers gränssnittsdesign.
• GIMP: Detta står som ett robust gratis alternativt verktyg som matchar nära med funktioner som liknar Photoshop, så det är ett bra val för företag som står inför snäva budgetrestriktioner.

När du utforskar den perfekta passformen, se till att verktyget överensstämmer väl med de kompetensnivåer som finns bland frilansare, samt titta på maskinvarukompatibilitetsaspekten.

Du vill inte tvinga team ner på en viss väg bara för att upptäcka att de antingen är obekanta med den grafiska programvaran du rekommenderar eller har en arbetsstation hemma som helt enkelt inte stöder den till fullo.

Slutsats

Om du rullar ut den rätta blandningen av dessa verktyg kommer det att bli inte bara genomförbart utan också mycket effektivt att hantera ett avlägset team av frilansare. Som en del av detta, tänk på att det är användbart att anpassa ditt val av programvara över hela ditt team och på så sätt undvika fragmentering.

Att få alla på samma plattform och ge tillgång till frilansare efter behov är bättre än att sluta med uppdragskritisk information och projektdata som silo.