Framgångsrika organisationer vet att ju mer sammankopplade deras kommunikationskanaler är, desto bättre kan de prestera totalt sett.
Med UCaaS-plattformar (Unified Communications as a Service) kan företag dra nytta av molnbaserade tjänster som sätter nya standarder för hur man ansluter och samarbetar på arbetsplatsen.
Generellt sett erbjuder UCaaS-plattformar ett sätt att konsolidera olika kommunikationsverktyg som VoIP-tjänster, video, meddelanden och konferenser till en enda tillgänglig lösning.
Samtidigt, eftersom de är molnbaserade, eliminerar UCaaS-system också behovet av all hårdvara på plats, vilket gör det möjligt för användare att komma åt kommunikationsverktyg var som helst de har en internetanslutning.
Detta kan vara särskilt användbart för företag som behöver en skalbar, flexibel och kostnadseffektiv lösning för att hantera alla sina kommunikationsbehov på ett ställe.
Slutligen kommer de flesta av dagens bästa UCaaS-plattformar med en handfull standardfunktioner, men du bör också vara på utkik efter några av de mer avancerade superkrafterna.
10 grundläggande UCaaS-funktioner
1. Ljud- och videokonferenser
Ljud- och videokonferenser är en kärnfunktion i UCaaS-plattformar. Det låter användare vara värd för virtuella möten med tydligt ljud och högkvalitativ video.
De bästa UCaaS-plattformarna levererar sömlöst, högupplöst ljud och video. De stöder vanligtvis konferensrumsspecifika enheter, vilket förbättrar samarbetet för möten i större lokaler.
Typiska konferensfunktioner inkluderar skärmdelning, chatt och inspelning av möten. Dessa UCaaS-funktioner säkerställer effektiva och inkluderande teamdiskussioner genom att tillåta kommunikation i realtid.
För mer, kolla in vår guide för att ställa in konferenssamtal.
2. Röstbrevlåda och Unified Messaging
Denna UCaaS-funktion kombinerar olika typer av meddelanden som röstbrevlåda, e-post och annan kommunikation till ett enda lättillgängligt gränssnitt.
Inom detta gränssnitt har användare en enhetlig inkorg för alla meddelanden, inklusive stöd för konferensrumsenheter. Detta säkerställer att viktiga meddelanden är lätt tillgängliga för visning under möten.
Genom att samla röstmeddelanden och andra meddelanden under ett tak är den här funktionen bra för att förhindra missade meddelanden, och den snabbar upp tiden det tar att hämta konversationsposter. Detta kan öka den övergripande lyhördheten och hjälpa till att främja mer sammanhållen kommunikation i hela din organisation.
3. Samtalsdirigering och vidarekoppling
Effektiv samtalsdirigering och vidarekoppling är avgörande för att få uppringare till rätt personer för att hantera deras frågor.
UCaaS-plattformar erbjuder anpassningsbara samtalsdirigeringsalternativ som automatiskt kan skicka samtal till specifika personer, avdelningar och till och med röstbrevlåda baserat på fördefinierade regler.
Dessa funktioner kan vara väsentliga för att optimera kommunikationens lyhördhet och öka effektiviteten. Med mer sömlös samtalsdirigering kan organisationer höja sina standarder för kundservice och avsevärt förbättra sin totala driftseffektivitet.
4. Närvarohantering
Närvarohantering är en funktion som visar andra teammedlemmar en kollegas tillgänglighetsstatus, till exempel om de är tillgängliga, upptagna eller borta.
Möjligheten att se kollegors livestatus i realtid kan minimera kommunikationsförseningar och göra det möjligt för team att samordna mer effektivt. Detta kan också leda till mer framgångsrika samarbetsinsatser i det fall vissa agenter har tillgänglighetsmönster.
5. Ring Analytics och rapportering
Samtalsanalys- och rapporteringsverktyg ger insikter i prestandaavvikelser och trender när det gäller saker som samtalsvolym, varaktighet och svarstider.
UCaaS-plattformar tillhandahåller generellt robusta samtalsanalys- och rapporteringsverktyg för dessa mätvärden, tillsammans med anpassningsbara funktioner som gör att du kan förstå mer om användaraktivitet och servicekvalitet. Med dessa data till ditt förfogande kommer du att kunna fatta mer välgrundade beslut och optimera dina kommunikationsstrategier.
6. Mobil integration
Mobil integration låter dina fjärranslutna teammedlemmar hålla kontakten med sömlös åtkomst till UCaaS-kommunikationsverktyg för smartphones och surfplattor.
Detta kommer i form av ett användarvänligt app-gränssnitt som synkroniserar kommunikationskanaler i realtid, plus möjligheten att växla mellan stationära och mobila applikationer vid support.
Sammantaget gör mobil integration flexibla arbetsarrangemang möjliga genom att låta teammedlemmar hålla kontakten från vilken plats som helst – vilket är bra för att öka tillgängligheten och förbättra den övergripande anpassningsförmågan för din kommunikationsplattform.
7. Fil- och skärmdelning
Fil- och skärmdelningsfunktioner är avgörande för samarbete, eftersom de låter användare dela dokument, presentationer och allt annat på sina skärmar under möten.
UCaaS-skärmdelning är i allmänhet en säker och sömlös upplevelse, och team som använder dessa samarbetsfunktioner i realtid kan förvänta sig högupplöst skärmdelning och möjligheten att dela en mängd olika filformat på alla typer av enheter.
Möjligheten att dela bilder och filer kan få projekt att fungera smidigare genom att hålla teammedlemmarna i linje – särskilt i virtuella miljöer.
8. Integration med affärsapplikationer
UCaaS-plattformar kan integreras med affärsapplikationer som kundresurshantering (CRM) och projektledningssystem. Dessa integrationer ökar funktionaliteten hos UCaaS-system genom att tillhandahålla realtidssynkronisering av kommunikationsdata för att skapa ett enklare arbetsflöde.
Dessutom kan UCaaS-integrationer med andra system möjliggöra funktioner som klicka för att ringa, automatisk samtalsloggning och enhetlig åtkomst till projekthanteringsverktyg.
Dessa integrationer kan förbättra produktiviteten och kvaliteten på interaktioner genom att konsolidera kommunikationsdata till en tillgänglig plattform.
9. Säkerhets- och efterlevnadsfunktioner
Säkerhets- och efterlevnadsfunktioner är avgörande för att skydda dina kunddata och annan känslig information. De håller dig också i linje med branschbestämmelser som syftar till att säkerställa konfidentialitet och integritet för dina kommunikationssystem.
UCaaS-plattformar kommer med en omfattande uppsättning säkerhets- och efterlevnadsverktyg. De inkluderar end-to-end kommunikationskryptering, säker användarautentisering och specifikationer som överensstämmer med branschspecifika efterlevnadsstandarder som HIPAA och GDPR.
Genom att kombinera avancerat hotskydd med regelbundna säkerhetsuppdateringar kommer UCaaS-plattformar att ta hand om en enorm börda – säkerställa dataintegritet och regelefterlevnad.
10. Anpassningsbara användargränssnitt
Människor arbetar på olika sätt, så att ha affärssystem som kan anpassa sig efter personliga preferenser är en stor vinst.
De flesta UCaaS-system låter dig anpassa användargränssnitt för att passa individuella användarbehov. Detta inkluderar personalisering av instrumentpaneler och prioritering av vissa funktioner för att optimera medarbetarnas arbetsflöden. I slutändan kan denna typ av anpassning ha en betydande inverkan på ditt resultat genom att skapa en mer användarvänlig upplevelse som i slutändan ökar produktiviteten.
7 banbrytande UCaaS-funktioner
Även om du förmodligen kommer att se standardfunktionerna på varje UCaaS-system, kan några av de mer avancerade klockorna och visselpiporna bara hittas i de soppade modellerna.
1. Artificiell intelligens (AI) Tal-till-text
AI-driven tal-till-text-teknik sätter nya standarder för affärskommunikation på grund av dess utvecklande transkriptionsnoggrannhet och hastighet.
UCaaS-plattformar med denna funktion kan automatiskt transkribera möten, röstmeddelanden och annat ljudinnehåll till textformat, vilket möjliggör mycket effektivare informations- och dokumentationsbehandling.
Automatisering gör det också lättare för teammedlemmar att granska och referera till tidigare diskussioner med lite manuell input. Detta sparar tid, minskar kostnaderna och minskar risken för skrivfel.
2. Intelligenta virtuella assistenter
Avancerade UCaaS-plattformar utnyttjar också AI för att driva intelligenta virtuella assistenter.
Dessa robothjälpare kan utföra många repetitiva uppgifter, från att schemalägga möten och initiera samtal till att svara på grundläggande frågor och samla in kundinformation.
Genom att automatisera rutinuppgifter kan intelligent virtuell assistans öka effektiviteten och låta dina anställda fokusera på mer komplexa aspekter av sitt arbete. Om de vardagliga uppgifterna är mycket tidskrävande kan dessa assistenter också leda till ökat medarbetarnas engagemang och moral.
3. Prediktiv analys för kommunikationsmönster
Genom att använda avancerad analys och inlärningsalgoritmer kan UCaaS-plattformar tillhandahålla prediktiv analys för kommunikationsmönster.
Programvara med den här funktionen kommer att analysera historiska data för att förutsäga saker som kommunikationstoppar, dina kunders föredragna kommunikationskanaler och annan användbar information eller trender.
Denna information kan hjälpa dig att optimera dina kommunikationsstrategier för maximal effektivitet och effektivt samarbete.
4. Blockchain-integration
Ja, blockchain-tekniken har till och med tagit sig in i UCaaS-plattformar – där den används för att öka kommunikationssäkerhet och integritet.
Genom att utnyttja blockkedjans decentraliserade och manipuleringssäkra karaktär kan UCaaS-leverantörer erbjuda din organisation maximal säkerhet och kryptering. Det betyder att dina känsliga data kommer att ha branschledande skydd för att undvika obehörig åtkomst – vilket kan vara särskilt viktigt för företag som verkar i mycket reglerade branscher med stränga säkerhetskrav.
5. Biometrisk autentisering
För maximal säkerhet erbjuder vissa UCaaS-leverantörer till och med biometriska autentiseringsmetoder som fingeravtryck och röstigenkänning.
Detta kan omedelbart lägga till ett extra lager av skydd för att säkerställa att endast auktoriserade personer kan komma åt de känsliga kommunikationskanalerna och data som är kopplade till ditt företag.
6. Emotionell intelligensanalys
Emotionell intelligens är en efterfrågad mjuk färdighet i dessa dagar, och vissa avancerade UCaaS-lösningar erbjuder nu analys av emotionell intelligens under kommunikation. Denna funktion kommer att analysera en uppringares tonfall och fånga upp vissa språkmönster för att uppskatta deras känslomässiga tillstånd.
Med denna information kommer dina agenter att vara mer förberedda på de typer av samtal som kräver empati, vilket i slutändan leder till en bättre servicenivå om de utförs tillräckligt bra.
7. Dynamisk bandbreddsoptimering
I upptagna organisationer kan ljud- och videoapplikationer förbruka mycket bandbredd.
Det är därför avancerade UCaaS-leverantörer ofta inkluderar funktioner som dynamiskt optimerar bandbredden under kommunikationssessioner. Genom att låta systemet anpassa sig till olika nätverksförhållanden i realtid kommer du att vara säker på att ha den bästa samtalskvaliteten med minimala avbrott – även när tillgänglig bandbredd är begränsad.
