Nyheter, Prylar, Android, Mobiler, Appnedladdningar, Android

10 Microsoft Excel-tips som alla användare borde veta

Att lära sig repen i Microsoft Excel är lika viktigt som att lära sig grunderna i Word och Outlook. Dessa väsentliga tips kommer att ge dig en snabbstart med att utnyttja Excel-dataprocessens potential.

Microsoft Outlook, Microsoft Word och Microsoft Excel är de tre tungvikterna i Microsoft Office-sviten. Vi visade nyligen några av de bästa funktionerna som alla Microsoft Word-användare borde veta och några tips för att öka din Outlook-produktivitet. I samma anda kommer vi nu att täcka de viktiga Microsoft Excel-tips som alla användare bör känna till.

Microsoft Excel är en branschstandardkalkylapplikation. Microsoft Excel 2016 är en enorm ymnighetshorn av verktyg som låter dig manipulera, organisera, analysera och formatera data i ett kalkylark. Även om Excel har varit livsnerven för många företagskontor, forskningsföretag och finansiella kläder, kan Excel vara lika praktiskt och kraftfullt för vardagliga användare. Oavsett om du är en hemanvändare som hanterar en hushållsbudget, en liten företagare som hanterar inventering eller en skollärare som tar daglig närvaro, kommer Excel att göra ditt liv enklare om du lär dig att använda det. Låt oss kolla in dessa tips.

Viktiga tips för Microsoft Excel 2016

1. Ändra storlek på kolumner och rader

Excelens standardcellhöjd och -bredd är knappast en storlek som passar alla. Chansen är stor att du måste justera kolumnbredden och radhöjden för att tillgodose dina data. För att göra det, klicka på kolumnen eller raden, välj Hem och klicka sedan på Formatera -knappen i Celler grupp. Välj om du vill justera höjd eller bredd.

Ange beloppet och klicka sedan på OK. Kolumnen eller raden ska justeras till exakt mätning.

ändra storlek på kolumner-3 MS Excel-tips

Du kan också ändra storlek på kolumner och rader manuellt med musen. Placera muspekaren mellan kolumnen eller raden, klicka på vänster musknapp, observera den flytande ballongen och dra och expandera tills önskad storlek uppnås.

ändra storlek-kolumner-4 Microsoft Excel

Och här är ett praktiskt tips: dubbelklicka helt enkelt på den högra kanten av en kolumn för att automatiskt storleka bredden på data.

excel-auto-resize-column-gif-border

2. Lägg till eller ta bort kolumner, rader eller celler

Om du behöver ytterligare en kolumn, rad eller cell kan du enkelt infoga den med kommandona Infoga och ta bort celler. Klicka på Föra in -knappen i Celler grupp och välj sedan lämpligt alternativ.

infoga-rad-eller-cell i Excel

Du kan också ta bort en kolumn från samma grupp; klicka på menyn Radera och välj sedan lämplig åtgärd.

infoga-rad-eller-cell-2 Excel-kalkylblad

Samma åtgärd kan utföras genom att högerklicka på kolumnen eller cellraden.

insert-row-or-cell-3 excel

Läs mer om hur du tar bort tomma celler i Microsoft Excel.

3. Frysa rutor

Om du vill bläddra igenom ett kalkylblad utan att tappa fokus på en viss del av arket eller data är funktionen Frysrutor det perfekta sättet att göra det. Välj den rad eller kolumn där data börjar i arket.

frysfönster-1 excel

Välj Se klicka på Frysa rutor menyn och klicka sedan på Frysa rutor.

frysfönster-2

När du rullar förblir dina rubriker eller kolumner synliga.

excel-tips-frys-rutor-gräns

4. Ändra textjustering i celler

Om du behöver skapa ett register eller etiketter kan du använda dialogrutan Formatera celler för att justera textjusteringen i cellerna. Markera cellerna där du vill använda formateringen, högerklicka på markeringen och klicka sedan på Formatera celler ….

textjustering-1

Klicka på Inriktning fliken, använd sedan musen för att ändra orientering av texten eller ange ett värde. När du är nöjd klickar du på OK.

textjustering-2

textjustering-3

Text i cellerna visas nu snett.

textjustering-4

5. Använd cellskydd för att förhindra redigering av ett område i kalkylarket

Om du delar en arbetsbok med andra användare är det viktigt att förhindra oavsiktliga ändringar. Det finns flera sätt att skydda ett ark, men om du bara vill skydda en grupp celler så här gör du det. Först måste du slå på Skydda blad. Klicka på menyn Format och klicka sedan på Skydda blad. Välj vilken typ av modifieringar du vill förhindra att andra användare gör. Ange ditt lösenord, klicka på OK och klicka sedan på OK att bekräfta.

skydda celler-la

Gör ett urval av de rader eller kolumner som du vill förhindra att andra användare redigerar.

skydda celler-1

Klicka på Formatera menyn och klicka sedan på Lås cell.

skydda celler-2

När som helst en användare försöker göra ändringar; de kommer att få följande felmeddelande.

skydda celler-3

För att skydda ett helt kalkylark, kolla in vår artikel för instruktioner om hur du använder kryptering och lösenord till dina Excel-kalkylark och Office-filer.

6. Använd specialformatering på siffror och valuta i celler

Om du behöver tillämpa ett specifikt valutavärde eller bestämma decimalen för siffror i kalkylarket kan du använda Tal på fliken Formella celler dialog för att göra det. Välj de nummer du vill formatera, högerklicka på markeringen och välj sedan fliken Numbers. Välj Valuta i kategorilistan och välj sedan antal decimaler och valutaformat.

format-nummer-värde-kalkylblad

7. Fem viktiga Excel-funktioner du borde veta – Summa, Genomsnitt, Max, Min, Antal

Excels stora verkliga kraft ligger i dess funktioner och formler. Grundläggande funktioner låter dig göra snabba matematiska operationer, medan avancerade funktioner låter dig knäcka några seriösa siffror och utföra komplexa analyser. Precis som alla borde känna till formateringsrep i Word, bör du också känna till de mest populära funktionerna i Excel.

Belopp – beräknar det totala antalet celler.

Genomsnitt – beräknar medelvärdet av ett cellområde.

Max – beräknar det maximala värdet i ett cellområde.

Min – beräknar minimivärdet för ett cellområde.

Räkna – beräknar antalet värden i ett cellområde, undviker tomma eller celler utan numeriska data.

Så här använder du en funktion. Ange etiketterna för de siffror som du vill skapa beräkningen för. Välj Fungera fliken och välj sedan den kategori av funktion du vill använda. Klick Infoga funktion -knappen i Funktionsbibliotek grupp eller tryck på Skift + F3 på tangentbordet. Välj den funktion du behöver eller använd funktionen Sök efter funktion och klicka sedan på OK.

funktionsbibliotek-1

När du har hittat funktionen markerar du den och klickar sedan på OK.

funktionsbibliotek-2

Gör eventuella ändringar i intervallet du beräknar och klicka sedan på OK för att tillämpa funktionen.

funktionsbibliotek-5

8. Skapa och hantera diagram

Ett kännetecken för Microsoft Excel, genom att skapa diagram kan du visuellt presentera dina välformade data. Excel gör processen väldigt enkel; markera en rad data i ditt ark, välj fliken Infoga och klicka sedan på Se alla diagram knapp.

skapa-diagram-1

Klicka på Alla diagram fliken och bläddra sedan igenom listan över diagramstilar.

skapa-diagram-2

Du kan också hålla muspekaren över ett prov för att se en förhandsgranskning av hur diagrammet kommer att se ut. När du är nöjd klickar du på OK för att infoga diagrammet i kalkylbladet. Om du föredrar att hålla det i ett separat ark väljer du diagrammet och klickar på Flytta diagram, välj Nytt ark och klicka sedan på OK.

skapa-diagram-3

9. Avslöja formler

Om du vill validera beräkningarna i din arbetsbok är det sättet att avslöja dina formler.

visa-forumlas

Välj Formler och klicka sedan på Visa formler ligger i Formelrevision grupp.

visa-formler-2

Nu kan du enkelt kolla igenom formler som används i ditt ark och även skriva ut dem. Det är ett bra sätt att hitta fel eller helt enkelt förstå varifrån siffrorna kommer.

visa-formler-3

10. Maximera utskriftsalternativen när du skriver ut stora arbetsböcker

Kalkylark fungerar bra på stora widescreen-skärmar, men ibland kan du behöva skriva ut din arbetsbok. Om du inte är försiktig kan du sluta slösa mycket papper på något som oftast är oläsligt. Excel tar hand om detta med Backstage-utskriftsalternativen, som låter dig justera sidstorlek och orientering. Kalkylark skrivs bäst ut på papper i legal storlek med hjälp av liggande orientering.

utskriftsalternativ-1

Om du behöver justera marginaler för att passa ytterligare information på ett ark vid utskrift klickar du på knappen Visa marginaler i det högra hörnet på utskriftsfliken bakom scenen.

utskriftsalternativ-1a

Du kan sedan använda marginalerna för att justera kolumnerna så att de passar alla data som kan spillas över på en annan sida.

utskriftsalternativ-2

Om du inte kan få all information på en sida, använd dialogrutan Utskriftsformat för att göra ytterligare justeringar. Skalningsmenyn kan hjälpa dig att minska storleken på texten så att den passar bättre. Försök att inte skala för mycket, eftersom du vill hålla texten läsbar.

utskriftsalternativ-3

Du kan också använda samma dialogruta för att klä upp ditt kalkylark med en sidhuvud och sidfot om så önskas.

utskriftsalternativ-4

Så det är en titt på några grunder som alla Excel-användare borde veta. Om du vill gå vidare till några avancerade ämnen, kolla in våra tidigare artiklar om att använda funktioner som VLOOKUP-funktionen, pivottabeller, lägga till en vattenstämpel i dina arbetsböcker eller använda den inbyggda kalkylatorn. Har du en favoritfunktion eller tidsbesparare i Excel? Berätta för oss i kommentarerna.

Table of Contents

Toggle